Модуль 9
"Шаблоны, макросы, списки"
Теоретическая часть
Шаблоны.Создание шаблона документа. Сохранение файла как шаблон документа. Использование мастера шаблонов. Макросы. Порядок создания макросов. Удаление макроса. Списки. Размер и расположение списка. Содержание строк и столбцов. Формы. Вставка записей с помощью формы. Поиск записей в списке с помощью формы.
- 1 Шаблоны.
- 1.1 Создание шаблона документа.
- 1.2 Сохранение файла как шаблон документа.
- 1.3 Использование мастера шаблонов.
- 2 Макросы.
- 3 Списки.
- 4 Формы.
ШАБЛОНЫ
Шаблон – это особый документ, используемый для создания других документов по своему образцу. Документы, созданные по шаблону, содержат такие же элементы, что и сам шаблон: разбивку, текст, форматирование, формулы, имена и т. д. Отличиями шаблона от обычной рабочей книги являются:- Расширение xlt в отличие от расширения обыкновенных книг xls
- При открытии файла шаблона открывается не сам документ шаблона, а его точная копия с расширением xls
Создание шаблона документа
Любая рабочая книга Excel может быть сохранена в качестве шаблона. Чтобы сохранить книгу как шаблон, нужно выбрать в меню «файл» команду «Сохранить как» и в появившемся диалоговом окне установить расширение сохраняемого файла «xlt». При этом автоматически откроется папка «Шаблоны» куда и следует сохранить книгу Excel.Сохранение файла как шаблон документа
Для минимизации действий при создании стандартных документов удобно воспользоваться готовыми шаблонами. Чтобы воспользоваться ими, необходимо вызвать команду Файл – Создать; в появившемся диалоговом окне выбрать вкладку Решения и определить нужный документ. При этом откроется точная копия шаблона, но с расширением «xls». Заполнить поля документа. Сохранить созданный документ, используя команду Файл – Сохранить как.Использование мастера шаблонов
Мастер шаблонов позволяет связать рабочую книгу Excel с базой данных или списком Excel. В этом случае лист Excel может служить формой для ввода данных. Мастер шаблонов позволяет связать определенные ячейки с полями списка или базой данных. Например, есть следующий лист Excel , сохраненный в файле «Книга 4.xls». Для запуска мастера шаблонов нужно выбрать пункт «Мастер шаблонов» в меню «Данные». Если этот пункт отсутствует, то нужно вернуться к программе установки Excel и установить надстройку «Мастер шаблонов». На первом шаге «Мастера шаблонов» нужно выбрать имя нашей рабочей книги как основу для шаблона и само имя для шаблона. Excel заполняет эти имена автоматически и их можно не трогать. На следующем шаге выбирается формат хранения данных и имя базы данных или списка Excel, где данные будут храниться. На шаге три мастера шаблонов нужно связать ячейки нашего листа с полями списка. Нажав на кнопку выбора диапазона нужно щелкнуть на ячейке «C2», чтобы ввести ее адрес в поле «Ячейка». Затем просто щелкнуть мышкой на соседнем с ней слева пустом поле. Excel автоматически введет в него имя «Товар». Это имя можно назначить также самостоятельно. Заполнив сходным образом все четыре поля, включая «C5», переходим к следующим шагам мастера. Оставив все настройки Excel по умолчанию на этих шагах, завершаем работу мастера и закрываем рабочую книгу. Для ввода данных в список Excel при помощи созданного шаблона нужно выбрать команду «Создать» из меню «Файл» и выбрать появившийся во вкладке общие наш шаблон. Затем нужно заполнить поля «C2:C4» открывшийся рабочей книги и выбрать пункт «Сохранить» в меню «Файл». Нажав на кнопку «ОК», введем запись в список. Возникнет диалог сохранения документа. Сохраним его, в дальнейшем, этот диалог больше показываться не будет. Заполним заново ячейки «C2:C4» и вновь выберем пункт «Сохранить». После ответ на возникающий диалог добавления записи новые данные будут сохранены в списке.МАКРОСЫ
Макрос – это запись последовательности действий, которая выполняется автоматически, без участия пользователя. Все макросы можно разделить на две категории:- макросы, работающие только в данной рабочей книге, при этом текст макроса хранится в этом же файле;
- макросы, которые работают во всех открытых рабочих книгах, текст таких макросов хранится в специальном файле с именем Personal.xls.
Порядок создания макросов
- Выберите в главном меню программы команду Сервис – Макрос – Начать запись. На экране появится окно для определения параметров данного макроса.
- Введите в соответствующие поля имя макроса, назначьте макросу комбинацию клавиш для быстрого запуска (буква должна быть латинской), в поле описания можно кратко указать назначение данного макроса. Определите место сохранения макроса – данный файл или “Личная книга макросов” (файл Personal.xls).
- Далее выполняйте последовательность действий, которые вы хотите записать в макрос. По окончании работы нажмите кнопку конца записи на панели инструментов макроса или выберите команду Сервис – Макрос – Остановить запись.
- Для запуска уже записанного макроса достаточно нажать закрепленную за ним комбинацию функциональных клавиш или выбрать в перечне макросов имя макроса, которое будет доступно при выборе команды Сервис – Макрос – Макросы.
- Последовательность записанных действий автоматически преобразуется в операторы встроенного языка Visual Basic. Для пользователя, имеющего навыки программирования возможно создание более сложных программируемых макросов. Для этого можно воспользоваться командой Сервис – Макрос – Редактор Visual Basic.
Удаление макроса
- На вкладке Разработчик в группе Код нажмите кнопку Макросы
- В списке Находится в выберите рабочую книгу с макросом, который требуется удалить. Например, выберите вариант Эта книга.
- В поле Имя макроса выберите имя макроса, который нужно удалить. Нажмите кнопку Удалить.
СПИСКИ
В Microsoft Excel в качестве базы данных можно использовать список.
Список — это способ представления данных, при котором данные в таблице взаимосвязаны и структура таблицы определяется заранее. При выполнении обычных операций с данными, например, при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных, при этом курсор должен находиться в любом месте внутри таблицы.
Если таблицу считают базой данных, то:
- столбцы списков становятся полями базы данных;
- заголовки столбцов становятся именами полей базы данных;
- каждая строка списка преобразуется в запись данных.
Все действия со списками (базой данных) выполняет команда главного меню ДАННЫЕ.
Рекомендации по созданию списка на листе книги
1. Размер и расположение списка
- На листе не следует помещать более одного списка. Некоторые функции обработки списков, например фильтры, не позволяют обрабатывать несколько списков одновременно.
- Между списком и другими данными листа необходимо оставить по меньшей мере одну пустую строку и один пустой столбец. Это позволяет Microsoft Excel быстрее обнаружить и выделить список при выполнении сортировки, наложении фильтра или вставке вычисляемых автоматически итоговых значений.
- В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов. Это упрощает идентификацию и выделение списка.
- Важные данные не следует помещать у левого или правого края списка; после применения фильтра они могут оказаться скрытыми.
2. Заголовки столбцов
- Заголовки столбцов должны находиться в первом столбце списка. Они используются Microsoft Excel при составлении отчетов, поиске и организации данных.
- Шрифт, выравнивание, формат, шаблон, граница и формат прописных и строчных букв, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от формата, присвоенного строкам данных.
- Для отделения заголовков от расположенных ниже данных следует использовать границы ячеек, а не пустые строки или прерывистые линии.
3. Содержание строк и столбцов
- Список должен быть организован так, чтобы во всех строках в одинаковых столбцах находились однотипные данные.
- Перед данными в ячейке не следует вводить лишние пробелы, так как они влияют на сортировку.
- Не следует помещать пустую строку между заголовками и первой строкой данных.
ФОРМЫ
Форма — это способ представления данных из таблицы, когда на экране представлено содержимое только одной записи. Окно формы показано на рис. 8.
С помощью формы можно:
- заносить данные в таблицу;
- просматривать или корректировать данные;
- удалять данные;
- отбирать записи по критерию.
Вставка записей с помощью формы
- Укажите ячейку списка, начиная с которой следует добавлять записи.
- Выберите команду Форма в меню Данные.
- Нажмите кнопку Добавить.
- Введите поля новой записи, используя клавишу TAB для перемещения к следующему полю. Для перемещения к предыдущему полю используйте сочетание клавиш SHIFT+TAB.
Чтобы добавить запись в список, нажмите клавишу ENTER. По завершении набора последней записи нажмите кнопку Закрыть, чтобы добавить набранную запись и выйти из формы.
Примечание
Если поле списка содержит формулу, то в форме выводится ее результат. Изменять это поле в форме нельзя. При добавлении записи, содержащей формулу, результат формулы не будет вычислен до нажатия клавиши ENTER или кнопки Закрыть. Чтобы отменить добавление записи, нажмите кнопку Вернуть перед нажатием клавиши ENTER или кнопки Закрыть. Microsoft Excel автоматически добавляет запись при переходе к другой записи или закрытии формы.
Поиск записей в списке с помощью формы
Для перемещения на одну запись нажмите на стрелки полосы прокрутки в диалоговом окне. Чтобы переместиться на 10 записей, нажмите полосу прокрутки между стрелками.
Нажмите кнопку Далее для перехода к следующей записи списка и Назад — для перехода к предыдущей.
Чтобы задать условия поиска или условия сравнения, нажмите кнопку Критерии. Введите критерии в форме. Чтобы найти совпадающие с критериями записи, нажмите кнопки Далее или Назад. Чтобы вернуться к правке формы, нажмите кнопку Правка.