• 1 Фильтрация данных.
• 2 Расширенный фильтр.
• 3 Дополнительные сведения о фильтрации данных

Фильтрация данных — это быстрый и простой способ найти подмножество данных и работать с ним в диапазоне ячеек или в столбце таблицы. В отфильтрованных данных отображаются только строки, соответствующие заданным условиям, а ненужные строки скрываются.
Условие — ограничение, заданное для отбора строк, включаемых в результирующий набор строк запроса или фильтра.

Excel имеет два средства для фильтрации данных – автофильтр и расширенный фильтр.

Расширенный фильтр используется для фильтрации данных по более сложным условиям чем автофильтр. Например, по нескольким условиям отбора в одном столбце, по нескольким условиям отбора в нескольких столбцах или для выборки строк по условиям отбора с помощью формулы. Чтобы использовать расширенный фильтр, нужно над или под основной таблицей создать вспомогательную таблицу, имеющую такую же шапку, что и шапка исходной таблицы, подлежащей фильтрованию. Между вспомогательной и основной таблицей должна находиться хотя бы одна пустая строка. Для этого удобней всего просто скопировать шапку исходной таблицы. Также созданная вспомогательная таблица должна содержать строку (или несколько строк) условий. Строка условий должна содержать условия отбора данных в основной таблице. В ячейки вспомогательной таблицы можно включать различные условия – равенства и неравенства. Например, выражение <100 обеспечит фильтрацию чисел, меньших ста. Если строка вспомогательной таблицы содержит несколько заполненных ячеек, то все задаваемые ими условия должны выполняться одновременно. Если во вспомогательной таблице заполнены несколько строк, то через фильтр пройдут данные, удовлетворяющие условиям хотя бы одной из них. Для наложения расширенного фильтра необходимо поместить курсор внутри основной таблицы и выбрать в меню Данные опции Фильтр и Расширенный фильтр. При этом в поле Исходный диапазон будет автоматически занесен диапазон ячеек, занимаемых исходной таблицей. Для занесения диапазона ячеек, занимаемых вспомогательной таблицей, в поле Диапазон условий, нужно установить курсор в это поле, а затем выделить мышкой всю вспомогательную таблицу, включая шапку. При желании, можно задать также диапазон ячеек, куда следует помещать результаты фильтрации, если вы не хотите фильтровать список на месте. Имеется также возможность отображать в результатах только уникальные записи. То есть, если таблица содержит множество повторяющихся записей, то результат будет содержать только по одному экземпляру от каждой. Для снятия расширенного фильтра нужно выбрать в меню Данные опции Фильтр и Отобразить все.

Использование фильтров может быть ограничено или даже невозможно по следующим причинам.

Предотвращение смешивания форматов хранения  Для более удобной работы с книгой ее автору не следует смешивать в одном столбце данные разных форматов, например, текст и числа или числа и даты, поскольку для каждого столбца может использоваться только один тип команды фильтра. Если в столбце представлено несколько форматов, будет отображена команда для преобладающего формата. Например, если в столбце содержится три значения в числовом формате и четыре — в текстовом, отображается команда Текстовые фильтры.

Количество фильтруемых строк может превысить максимальное количество отображаемых строк  Если количество строк, соответствующих условиям фильтра, превышает максимальное количество строк, отображаемых в Microsoft Office Excel Web Access, то Office Excel Web Access отображает первый набор отфильтрованных строк вплоть до текущего максимального количества. Чтобы увидеть все отфильтрованные строки, может понадобиться прокрутить страницу до следующей области прокрутки. Можно просмотреть все строки, возвращаемые этим фильтром в одной области прокрутки, увеличивая количество строк, отображаемых в веб-клиенте Excel.

Непечатаемые знаки могут воспрепятствовать фильтрации  Веб-часть веб-клиента Excel не может применить фильтр к данным в столбце, содержащем знаки с кодами ANSII от 0 до 32, т. е. непечатаемые знаки. В книге Excel эти знаки отображаются в виде прямоугольников, как знаки-заполнители. Чтобы применить фильтр к данным, необходимо удалить эти непечатаемые знаки или заменить их печатаемыми знаками.

Вычисляемые компоненты в отчетах сводных таблиц  Нельзя применять фильтр, объединяющий вычисляемый компонент (отмечается синим цветом) с любым другим, включая другой вычисляемый компонент. Измените фильтр таким образом, чтобы был выбран только один вычисляемый компонент. Если выбрано два или более компонентов, удалите из них все вычисляемые.

Метаданные сводной таблицы могут быть видны  Если Вы публикуете книгу, содержащую OLAP-отчет сводной таблицы с примененным фильтром, пользователь может посмотреть метаданные, находящиеся в скрытом поле. Если нужно оставить эти сведения конфиденциальными, не включайте фильтрацию.