Электронная таблица. Назначение и основные возможности программы MS EXCEL. Интерфейс программы. Ячейка, строка, столбец, диапазон, лист, книга. Движение по табличному полю. Ввод и редактирование данных. Формат представления данных. Форматирование ячеек. Сохранение табличного документа.

• 1 Введение
  • 1.1 Область применения Microsoft Excel
  • 1.2 Способы запуска
  • 1.3 Предварительные настройки и рекомендации
• 2 Интерфейс программы Microsoft Excel
• 3 Общие операци над листами и ячейками рабочей книги
• 3.1 Структура рабочей книги
• 3.2 Операции над листами (ярлычками) рабочей книги
• 3.3 Перемещение по таблице (активация нужной ячейки)
• 3.4 Выделение ячеек, диапазонов ячеек, столбцов и строк
• 3.5 Изменение ширины столбцов и высоты строк
• 4 Ввод и редактирование данных в ячейках
  • 4.1 Добавление примечания к ячейке
  • 4.2 Маркер автозаполнения
  • 4.3 Очистка данных в ячейках и удаление ячеек
  • 4.4 Копирование содержимого ячейки
  • 4.5 Перенос содержимого ячейки
• 5 Форматирование ячеек
  • 5.1 Формат представления данных в ячейках
    • 5.1.1 Формат ячеек по умолчанию ("Общий")
    • 5.1.2 Необходимость изменения формата по умолчанию на другой
    • 5.1.3 Автоматическое изменение формата ячейки после ввода данных
    • 5.1.4 Изменение формата ячеек с помощью кнопок на панели инструментов "Форматирование"
    • 5.1.5 Изменение формата с помощью окна "Формат ячеек"
    • 5.1.6 Условное форматирование
  • 5.2 Выравнивание данных в ячейках
  • 5.3 Объединение ячеек
  • 5.4 Заливка ячеек цветом
  • 5.5 Добавление границ ячеек
• 6 Сохранение табличного документа

Введение

Одной из самых продуктивных идей в области компьютерных информационных технологий стала идея электронной таблицы . Многие фирмы разработчики программного обеспечения для ПК создали свои версии табличных процессоров - прикладных программ, предназначенных для работы с электронными таблицами. Из них наибольшую известность приобрели различные версии Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro. Пособие посвящено изучению технологии работы в среде табличного процессора Microsoft Excel , который входит в состав интегрированного программного продукта Microsoft Office.

Область применения Microsoft Excel

Область применения Excel широка:

• благодаря тому, что лист Excel представляет из себя готовую таблицу, Excel часто используют для создания документов без всяческих расчётов, просто имеющих табличное представление (например, прайс-листы в магазинах, расписания);
• в Excel легко можно создавать различные виды графиков и диаграмм, которые берут данные для построения из ячеек таблиц (график снижения веса тела за указанный период от начала занятий спортом);
• его могут использовать обычные пользователи для элементарных расчетов (сколько потратил за этот месяц, что/кому/когда дал/взял);
• Excel содержит многие математические и статистические функции, благодаря чему его могут использовать школьники и студенты для расчетов курсовых, лабораторных работ;
• Excel интенсивно используется в бухгалтерии -- во многих фирмах это основной инструмент для оформления документов, расчётов и создания диаграмм;
• Excel может даже работать как база данных. Хотя, конечно, до полноценной базы данных ему далеко.

Способы запуска

• (для версии "2003") "Пуск" > "Все программы" > "Microsoft Office" > "Microsoft Office Excel";
• (для более ранних) "Пуск" > "Все программы" > "Microsoft Excel";
• "Пуск" > "Выполнить..." > в открывшемся окне написать "excel" и нажать "ОК";
• Правый щелчок на пустом месте > "Создать" > "Лист Microsoft Excel" > будет создан пустой файл с расширением "xls" > Двойным щелчком запускаем его.
• Можно также запустить Excel, дважды щёлкнув на значке любого файла с электронной таблицей.

Предварительные настройки и рекомендации

1. Всегда должны быть включены панели инструментов "Стандартная" и "Форматирование". Включить их можно в меню "Вид" --> "Панели инструментов". Также в меню "Вид" включите панели "Строка формул" и "Строка состояния";
2. После установки по умолчанию установлен режим, в котором панели инструментов отображаются в одной строке, при этом не поместившиеся кнопки скрыты от пользователя, что плоxо. Наведите мышку на левую границу панели инструментов и, когда курсор примет вид четырехглавой стрелки, левой кнопкой перетащите панель инструментов во вторую строку;
3. По умолчанию в главном меню программы отображаются только часто используемые пункты, остальные скрыты. Включите их в меню "Сервис" --> "Настройка..." --> закладка "Параметры" --> галочка "Всегда показывать полные меню". Там же поставьте галочку "Отображать подсказки для кнопок".

Интерфейс программы Microsoft Excel

• Строка заголовка – в строке заголовка высвечивается название Книги и имени системы, кнопки управления окном:
  - Свернуть – при щелчке по данной кнопке окно исчезает с экрана и ярлык с его названием появляется на Панели задач (самая нижняя строка экрана дисплея). Если щелкнуть по ярлыку, окно снова появится на экране. Аналогичная кнопка для Книги позволяет свернуть окно Книги.
  - Развернуть/Восстановить – если кнопка имеет вид , это значит, что щелчком мышки изображение окна можно развернуть на максимальный размер; если кнопка имеет вид , значит окно можно устанавливать на произвольный размер, растягивая по горизонтали и вертикали, или перемещать, захватывая курсором за Строку заголовка при нажатой левой клавиши мышки. Аналогичная кнопка для Книги позволяет изменить размер окна Книги.
  - Закрыть - при щелчке по данной кнопке закрывается Excel. Аналогичная кнопка для Книги закрывает текущую активную Книгу.
• Строка меню – в этой строке расположены кнопки горизонтального меню, в котором помещены команды для управления режимами работы электронной таблицы. Если щелкнуть по одной из них, появится ниспадающее меню с названиями соответствующих команд.
• Панель инструментов «Стандартная» - строка из набора графических кнопок, при щелчке мышкой по одной из них выполняется команда на включение соответствующего режима работы Excel. Аналогичные команды имеются и в горизонтальном Меню. Данные кнопки позволяют более оперативно и комфортно работать с командами.
• Панель инструментов «Форматирование» – данная строка из набора графических кнопок дает возможность оперативно изменять параметры вводимых данных, их форму.
• Строка формул – в ее левой части располагается поле имени, в котором отображается адрес активной в данный момент ячейки. В средней части строки формул в режиме ввода появляются три кнопки, а справа высвечивается содержимое ячейки. Если содержимое ячейки получено в результате расчета по формуле, то строка формул содержит формулу для расчета, в других случаях содержимое ячейки и строки формул совпадает.
• Строка состояния – последняя строка окна. Слева она содержит кнопки для перемещения по рабочим листам и ярлыки рабочих листов, которые по умолчанию содержат названия листов: Лист1, Лист2 и т.д.

Общие операции над листами и ячейками рабочей книги

Структура рабочей книги

Документ Excel имеет расширение "*.xls" и называется книга. Книга состоит из листов. По умолчанию их создается три. Переключаться между листами можно, используя закладки (ярлычки) в нижней части окна "Лист1" и т.д.

Каждый лист представляет собой таблицу. Таблица состоит из столбцов и строк. Столбцов в листе 256 (2 в 8 степени), а строк 65536 (2 в 16 степени). Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита (в обычном режиме) от "A" до "Z", затем идет "AA-AZ", "BB-BZ" и т.п. до "IV" (256). Строки обозначаются обычными арабскими числами.

На пересечении столбца и строки находится ячейка. Каждая ячейка имеет свой уникальный (в пределах данного листа) адрес, который составляется из буквы столбца (в обычном режиме) и номера строки (например "A1"). Вспомните морской бой, шахматы или как вы находите ваше место в кинотеатре. Адрес ячейки (ссылка на ячейку) используется в расчётах (и не только) для того, чтобы "достать" данные из этой ячейки, и использовать в формуле.

Только одна из ячеек листа в текущий момент времени является активной. Вокруг активной ячейки видна жирная чёрная рамка с квадратиком в нижнем правом углу (маркером автозаполнения). Даже если выделен диапазон ячеек, все равно одна из выделенных ячеек будет иметь белый цвет. Это не значит, что она не выделена, это значит, что в выделенном диапазоне она активная -- именно в нее будет вводится набираемый с клавиатуры текст.

Операции над листами (ярлычками) рабочей книги

С использованием левой кнопки мыши:

• щелчок левой кнопкой по закладке (ярлычку) — переключение на соответствующее окно (либо использовать сочетание клавиш Ctrl + PageUp/Ctrl + PageDown);
• перетаскивание левой кнопкой мыши — изменение порядка расположения листов;
• Ctrl + перетаскивание левой кнопкой мыши — создание копии листа;
• Ctrl + последовательные щелчки по ярлычкам — выделение нескольких листов;
• Shift + щелчок на начальном и конечном ярлычке — выделение диапазона листов;
• двойной щелчок по ярлычку — переименование листа. Нажимаем "Enter" для завершения.

По нажатию правой кнопки мыши над ярлычком открывается контекстное меню, в котором доступны следующие команды:

• "Добавить...". Открывается окно, в котором выбираем, что добавить: новый лист, диаграмму, готовый шаблон и т.д.;
• "Удалить".
• "Переименовать".
• "Переместить/Скопировать...".
  • в выпадающем списке "в книгу:" выбираем, куда мы копируем лист: в один из открытых документов или в новую книгу;
  • В списке "перед листом:" будут отображены листы выбранный книги. Выбираем, переместить лист в конец или перед каким листом вставить;
  • Если не устанавливать галочку "Создавать копию", лист будет перемещен в выбранную книгу (т. е. в этой его не останется!), если установить -- в выбранной книге будет создана копия этого листа.
• "Выделить все листы".
• "Цвет ярлычка...". Внимание! Активный "цветной" ярлычок отображается "некорректно";
• "Исходный текст". Используют программисты.

Перемещение по таблице (активация нужной ячейки)

• Самый простой способ -- щелкнуть левой кнопкой на нужной ячейке.

• С помощью клавиш управления курсором (стрелочек) можно переместить "курсор" (рамку) на ячейку вверх/вниз/вправо/влево.

Внимание!!! Если нажать клавишу "Scroll Lock", клавиши управления курсором будут перемещать не курсор, а весь лист! Именно таким же образом в MS-DOS работала клавиша "Scroll Lock" (ведь тогда не было оконного интерфейса и колёсика (scrolling) на мышке). Excel -- одна из немногих программ, где работает клавиша "Scroll Lock", причем так же, как в MS-DOS.

• Нажатие клавиши "Tab" приводит к перемещению в следующую (справа) ячейку в строке, а "Shift+Tab" -- в предыдущую. Нажатие клавиши "Enter" приводит к перемещению на ячейку вниз, а "Shift+Enter" -- вверх.

• Однако, если нажать несколько раз "Tab", затем нажать "Enter", курсор прыгнет под ту ячейку, в которой мы в первый раз нажали "Tab". Это удобно в тех случаях, когда мы заполняем таблицу построчно.

• Нажатие сочетаний клавиш "Ctrl + клавиши управления курсором" приводит к "прыжку" курсора к ближайшей ячейке, где имеются какие-то данные. Если же таких ячеек на пути не встречается, курсор прыгает к одному из краёв таблицы.

• Если выделен диапазон ячеек, одна из них все равно остается белой, "невыделенной" . При этом нажатие клавиш "Tab", "Enter" [+Shift] приведет к циклическому перемещению активной ячейки. В процессе этого можно вводить данные, выделение не снимется. Если в процессе перемещения активной ячейки нажать "Ctrl+Enter" (не выходя из режима редактирования), значение из этой ячейки скопируется во все ячейки выделенного диапазона;

• Нажатие клавиш "Page Up" / "Page Down" приводит к перемещению на страницу вниз / вверх;

Выделение ячеек, диапазонов ячеек, столбцов и строк

• Чтобы выделить одну ячейку, щелкнете на ней левой кнопкой мыши;
• Чтобы выделить связный диапазон ячеек, наведите курсор мыши на ячейку, которая будет началом/концом выделенного диапазона, зажмите левую кнопку мыши, и, не отпуская ее, двигайте мышь до той ячейки, которая будет концом/началом выделенного диапазона, затем отпустите левую кнопку мыши;
• Если нужно выделить два и более несвязных диапазона/ячейки, выделите сначала первый/первую, затем зажмите "Ctrl", и не отпуская его, выделите остальные диапазоны/ячейки. Они добавятся в выделение;
• Нажатие сочетания клавиш "Ctrl+A" приводит к выделению всей таблицы. Но не всегда, есть маленький нюанс. Если справа, справа и на одну строку вниз, или снизу есть ячейка, содержащая данные, после первого нажатия этого сочетания выделится диапазон, начальной ячейкой которого будет активная ячейка, конечной -- ячейка с данными. Повторное нажатие "Ctrl+A" приведет к выделению всей таблицы;
• Чтобы выделить всю таблицу, можно щелкнуть левой кнопкой мыши на пересечении столбцов и строк ("между" столбцом "A" и строкой "1");
• Чтобы выделить весь столбец, щелкнете на заголовке столбца ("шапка" таблицы сверху);
• Чтобы выделить всю строку, щелкнете на заголовке строки ("шапка" таблицы слева);
• Чтобы выделить диапазон столбцов или строк, наведите курсор мыши на начало диапазона, зажмите левую кнопку, и, не отпуская ее, передвигайте курсор;
• С зажатой клавишей "Ctrl" можно выделять не только несвязные ячейки и диапазоны, но и строки и столбцы;
• Если зажать клавишу "Shift" и нажимать на клавиши управления курсором, выделяется диапазон, началом которого будет активная в момент нажатия клавиш управления курсором ячейка, а концом ячейка с координатами, зависящими от того, сколько раз и какие вы нажали клавиши управления курсором.

Внимание!!! В Excel существует только добавление к выделению (с Ctrl), убрать из выделения ошибочно выделенные ячейки нельзя! Будьте внимательны.

Изменение ширины столбцов и высоты строк

• При наведении курсора мыши на границу между двумя строками или столбцами (в "шапке" таблицы), курсор изменяет форму. Если зажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить курсор, будет изменяться ширина столбца или высота строки. При этом появится всплывающая подсказка, в которой будет отображаться числовое значение ширины (высоты).

• При изменении ширины столбцов, первое число будет означает, сколько символов шрифта текущего размера поместится в этой ячейке. Число в скобках показывает ширину в пикселях.

• При изменении высоты строк, первое число показывает, какого максимального размера (шрифта) текст поместится в эту ячейку. Число в скобках показывает ширину в пикселях.

• Если выделить несколько столбцов (строк), затем изменить ширину (высоту) одной из них, все выделенные столбцы (строки) станут такой же ширины (высоты).

Внимание!!! Если сделать ширину (высоту) отрицательной, выделенные столбцы (строки) исчезнут!

• Если выполнить двойной щелчок левой кнопкой мыши на правой границе столбца (нижней границе строки), то ширина столбца (высота строки) подгонится под содержимое (под самый "длинный" ("высокий") элемент. Аналогично, если выделены несколько столбцов (строк), то двойной щелчок на правой (нижней) границе любого из них подгонит все выделенные столбцы (строки) под содержимое;

• Если щелкнуть правой кнопкой на заголовке столбцы (строки), в контекстном меню появятся команды "Ширина столбца..." ("Высота строки"). После выбора одной из них откроется окно "Ширина столбца" ("Высота строки"), в котором пользователь может ввести числовое значение ширины (высоты) в количестве символов (размере шрифта).

Ввод и редактирование данных в ячейках

• Для ввода данных в одну ячейку достаточно сделать ее активной и начать набирать текст, при этом мы входим в режим редактирования данных в ячейке. Для выхода из режима редактирования нужно нажать "Enter" или "Tab" ([+Shift]). Если до этого в ячейке были данные, они сотрутся;
• Для ввода одинаковых данных во многие ячейки, выделяем нужные ячейки, пишем текст, и, не выходя из режима редактирования, нажимаем "Ctrl+Enter";
• Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной и делаем на ней двойной щелчок;
• Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной и нажимаем "F2";
• Для изменения данных в ячейке, делаем ее активной, щелкаем в строке формул, и в ней изменяем содержимое ячейки, для завершения нажимаем "Enter", либо зеленую галочку слева.
• Для принудительного ввода разрыва строки достаточно в нужном месте текста ячейки нажать "Alt+Enter"

Добавление примечания к ячейке

Для вставки примечания делаем одно из указанных ниже действий:

• Щелкаем правой кнопкой в нужный ячейке > "Добавить примечание" > Пишем текст примечания и оформляем > щелкаем за пределами примечания для завершения;
• Выделяем нужную ячейку > меню "Вставка" > "Примечание" > … ;

Откроется окошко, в верхней части которого вставится имя текущего пользователя. В нём пишем текст примечания, причем его можно оформлять (шрифт, начертание, цвет, выравнивание). Для завершения щелкаем за пределами примечания.

В верхнем правом углу ячейки с примечанием появится красный треугольник. При наведении мыши на эту ячейку появится примечание:

К тексту примечания применимы некоторые приемы форматирования (размер, вид шрифта и др.)

При щелчке правой кнопкой на ячейке с примечанием в контекстном меню появятся пункты для работы с примечанием:

С пунктами 1-2 все понятно. Альтернативный способ удалить примечание: меню "Правка" --> "Очистить" --> "Примечания".

Команда "Отобразить или скрыть примечание" делает так, чтобы примечание всегда отображалось, даже без наведения на ячейку мыши. Есть способ отобразить разом все примечания во всех ячейках: меню "Вид" --> "Примечания". При этом откроется панель инструментов "Рецензирование", в котором находятся некоторые дополнительные команды для работы с примечаниями.

Если в этом режиме щелкнуть правой кнопкой мыши на границу примечания, в контекстном меню появится команда "Формат примечания", после выбора которой открывается окно "Формат примечания". В этом окне можно поменять заливку, границы, направление текста и другие настройки примечания.

Если при создании примечание не помещается, раздвиньте сразу границы. Автоматически границы не подгоняются и пользователю потом будет видно не все примечание.

Маркер автозаполнения

В нижнем правом углу выделенной (активной) ячейки или выделенного диапазона ячеек можно видеть небольшой квадратик — маркер автозаполнения.

При наведении на него, указатель становится тонким крестиком, за который можно «схватиться» левой или правой кнопкой мыши и потащить вниз, вверх, вправо или влево. Это может использоваться в разных целях:

• Копирование данных 1 в 1 в другие ячейки (чисел, текста, формул);
• Создание арифметических и геометрических прогрессий;
• Создание различных встроенных в Excel последовательностей (названия месяцев, дней недели, даты, время);
• Продолжение пользовательских настраеваемых последовательностей;
• Копирование оформления ячеек.

Если потянуть за маркер правой кнопкой, после ее отпускания откроется контекстное меню, в котором можно найти дополнительные команды для копирования оформления ячеек, создания прогрессий и последовательностей дат:

Если протянуть маркер автозаполнения через ячейки, в которых уже есть какие-то данные, данные будут перезаписаны.

Очистка данных в ячейках и удаление ячеек

• Выделяем "нужные" ячейки и нажимаем "Delete";
• Выделяем "нужные" ячейки, щелкаем правой кнопкой и выбираем "Очистить содержимое";
• Выделяем "нужные" ячейки, заходим в меню "Правка" > "Очистить" > "Выбираем нужный вариант";
• Клавиша < очищает содержимое активной (одной!) ячейки и включает режим редактирования. Ее удобно использовать при необходимости удалить одно (не все, как по "Delete") значение из выделенного диапазона;
• Если "родную" неотформатированную ячейку протащить с помощью маркера автозаполнения по отформатированным, произойдет своего рода удаление;
• пункт меню "Правка" > "Удалить…" и пункт контекстного меню "Удалить…" приведет к открытию окна "Удаление ячеек".

В отличие от предыдущих способов (очистка), при этом способе данные из ячеек не просто стираются, а со смещением всех соседних ячеек, строк и столбцов. Меняется строение всей таблицы.

Копирование содержимого ячейки

• Выделить ячейку, содержимое которой собираемся копировать
• Нажать кнопку панели инструментов КОПИРОВАТЬ
• Выделить ячейку или группу ячеек, куда собираемся копировать
• Нажать кнопку ВСТАВИТЬ
• Нажать клавишу ввода

Перенос содержимого ячейки

• Выделить ячейку, содержимое которой собираемся переносить
• Нажать кнопку панели инструментов ВЫРЕЗАТЬ
• Выделить ячейку, куда собираемся переносить информацию
• Нажать кнопку ВСТАВИТЬ
• Нажать клавишу ввода

Форматирование ячеек

Команда Формат – Ячейка предназначена для выполнения основных действий с ячейками. Действие будет выполнено с активной ячейкой или с группой выделенных ячеек. Команда содержит следующие подрежимы:

ЧИСЛО – позволяет явно определить тип данных в ячейке и форму представления этого типа. Например, для числового или денежного формата можно определить количество знаков после запятой.

ВЫРАВНИВАНИЕ – определяет способ расположения данных относительно границ ячейки. Если включен режим “ПЕРЕНОСИТЬ ПО СЛОВАМ”, то текст в ячейке разбивается на несколько строк. Режим позволяет расположить текст в ячейке вертикально или даже под выбранным углом.

ШРИФТ – определяет параметры шрифта в ячейке (наименование, размер, стиль написания).

ГРАНИЦА – обрамляет выделенные ячейки, при этом можно определить толщину линии, ее цвет и местоположение.

ВИД – закрашивает фон ячеек с помощью выделенного цвета или узора.

ЗАЩИТА – устанавливается защита на внесение изменений.

Формат представления данных в ячейках

Описание форматов:

Формат "Общий"

• числа выравниваются по правому краю, а текст -- по левому;
• если, изменяя ширину столбца, сделать ее меньше определенной, то число в ячейках заменяется на символы "#". Это не ошибка. Это означает, что нужно сделать столбец пошире;
• если число очень большое ("6000000000000") или очень маленькое ("0,00000000000001"), оно автоматически преобразуется в экспоненциальный (научный) формат ("6E+12" и "1E-14" соответственно);
• при изменении ширины столбца округляются десятичные дроби. Например, если написать "3,1415", затем изменить ширину так, чтобы "5" перестала помещаться, в ячейке отобразится "3,142".

Формат "Числовой"

• можно настроить число десятичных знаков, автоматически добавляемых после запятой;
• можно настроить отделять или не отделять пробелом триады разрядов (сотни, сотни тысяч и т.п.);
• можно настроить формат отображения отрицательных чисел:
  • черные с минусом;
  • красные без минуса;
  • черные с минусом и отступом (справа);
  • красные с минусом и отступом.

Внимание! Несмотря на то, что при изменении количества отображаемых знаков после запятой визуально число изменяется, в ячейке по прежнему хранится неокругленное число и операции будут осуществляться именно с ним. К примеру, пусть в ячейку было занесено число 1,23456. Пользователь оставил лишь 4 знака после запятой. В ячейке будет отображаться число 1,2346. Но при умножении на 100 000 в ячейке будет результат 123 456, а не 123 460! При расчетах пользуйтесь функцией ОКРУГЛ, если есть необходимость работать с округленным числом.

Формат "Денежный"

Те же настройки, что и в "Числовой" (кроме отключения разделения разрядов), плюс выбор денежной единицы. По умолчанию отображается денежная единица, указанная в настройках "Панель управления" --> "Язык и региональные стандарты" --> закладка "Региональные параметры".

Формат "Финансовый"

Те же настройки, что и в "Денежный" (кроме выбора формата отрицательных чисел: он всегда черные с минусом и отступом). Отличия от формата "Денежный" незначительные. Особенно их хорошо будет видно, если оформить ячейки сначала в формате "Денежный", выбрать денежный знак "$", ввести в ячейки отрицательные числа, увеличить ширину столбца и затем перевести их в формат "Финансовый". В ячейках появится отступ справа (как и у Денежного), но знаки "$" и "-" будут выровнены по левому краю. Очевидно, где-то принят такой стандарт оформления.

Формат "Дата"

Обычно сами даты вводятся в ячейки вручную (см. Автоматическое изменение формата ячейки после ввода данных), а затем в окне "Формат ячеек" выбирается нужный вид представления даты. Также можно сменить текущий формат представления даты на формат, принятый в других странах.

Формат "Время"

Обычно время вводятся в ячейки вручную (см. Автоматическое изменение формата ячейки после ввода данных), а затем в окне "Формат ячеек" выбирается нужный вид представления времени. Также можно сменить текущий формат представления времени на формат, принятый в других странах.

Формат "Процентный"

В формате "Процентный" все числа умножаются на 100 и добавляется знак "%". Также можно настроить количество десятичных разрядов после запятой.

Формат "Дробный"

В формате "Дробный" Excel пытается преобразовать десятичные дроби в обыкновенные. Например, "1,2" (одна целая, две десятых) будет преобразовано в "1 1/5" (одна целая, одна пятая).

Формат "Экспоненциальный"

Формат "Экспоненциальный" удобен для представления очень больших (расстояние до Солнца в метрах) или очень маленьких (масса атома водорода в килограммах) чисел. Например, число "299 792 458" (скорость света в метрах) в этом формате преобразуется в "3,E+08". Знак "+" здесь означает, что запятую нужно передвинуть вправо, а "08" -- на какое количество разрядов. Также можно настроить количество знаков после запятой.

Формат "Текстовый"

Значения в ячейках, оформленных в этом формате, отображаются точно так же,как вводятся. Они обрабатываются как строки вне зависимости от их содержания. Например, если в ячейке, оформленной в формате "Текстовой", написать "1.2.3", Excel не будет пытаться преобразовать это в дату.

Ввод в ячейку 1-го символа " ' " (клавиша "Э" русской раскладки) автоматически приводит содержимое ячейки к текстовому формату. Символ " ' " на экране не отображается.

Формат "Дополнительный"

В выпадающем списке "Язык" выберите "Русский". В списке "Тип" появятся следующие варианты: "Почтовый индекс", "Индекс + 4", "Номер телефона", "Табельный номер". Попробуйте оформить ячейку типом "Номер телефона" и введите туда 10-значный номер. Думаю объяснять не надо. Для других языков могут отобразится другие варианты.

Пункт "(все форматы)"

В этом пункте можно создать свой формат (например, "шт", "кг.", "м/с" и т.п.), отсутствующий среди стандартных. Для этого используется специальный язык описания форматов. В текстовом поле сверху описываете его и нажимаете "Enter". Для удаления формата выделяете "нужный" формат и нажимаете кнопку "Удалить". Удалить встроенный формат невозможно. (Совет: форматы хранятся в рабочей книге; удаление ненужных форматов удобно завершать Отменой, чтоб не "испортить" формат текущей ячейки.)

Формат ячеек по умолчанию ("Общий")

По умолчанию после создания документа все ячейки находятся в формате "Общий". Этот формат имеет ряд хитростей:

• числа выравниваются по правому краю, а текст -- по левому;
• если, изменяя ширину столбца, сделать ее меньше определенной, то число в ячейках заменяется на символы "#". Это не ошибка. Это означает, что нужно сделать столбец пошире;
• если число очень большое ("6000000000000") или очень маленькое ("0,00000000000001"), оно автоматически преобразуется в экспоненциальный (научный) формат ("6E+12" и "1E-14" соответственно);
• при изменении ширины столбца округляются десятичные дроби. Например, если написать "3,1415", затем изменить ширину так, чтобы "5" перестала помещаться, в ячейке отобразится "3,142".

Необходимость изменения формата по умолчанию на другой

Часто нужно к числу в ячейке добавить обозначение денежной единицы, знак процента, выставить количество знаков после запятой, представить дату в определенном формате и т.п.

Не добавляйте обозначения денежных единиц вручную! После этого может выйти так, что при попытке использовать значение из этой ячейки в формуле, Excel выдаст ошибку! Есть способ указать Excel, что ячейки находятся в определенном формате, и он будет добавлять автоматически обозначения денежных единиц (и не только) за нас.

Есть 3 способа изменить формат представления данных в ячейках:

1. автоматически после ввода определенных данных в ячейку Excel сам сменит формат ячейки;
2. с помощью кнопок на панели инструментов "Форматирование".
3. с помощью окна "Формат ячеек";

Автоматическое изменение формата ячейки после ввода данных

После ввода определенных последовательностей символов, Excel автоматически изменяет формат ячейки. После этого все в дальнейшем вводимые в эту ячейку числа Excel пытается преобразовать в этот формат.

• Дата. Если в ячейке написать "1.2.3" или "1/2/3", Excel заменит это на "01.02.2003" (первое число второго месяца третьего года). Если написать "1.2" или "1/2", то Excel заменит это на "01.фев". При этом формат ячейке будет автоматически преобразован в "Дата";
• Процентный. Если в ячейке написать "1%", формат ячеки автоматически сменится на "Процентный";
• Время. Если в ячейке написать "13:46:44" или "13:46", формат ячейки автоматически сменится на "Время";

Внимание!!! на разных компьютерах форматы по умолчанию представления чисел, денежных единиц, даты и времени могут отличаться! Настроить их можно по пути "Панель управления" --> "Язык и региональные стандарты" --> закладка "Региональные параметры".

Изменение формата ячеек с помощью кнопок на панели инструментов "Форматирование"

На панели инструментов "Форматирование" находятся 5 кнопок, с помощью которых можно быстро изменить формат выделенных ячеек.

Описание кнопок (слева направо):

• Денежный формат. Будет использована денежная единица по умолчанию (см. выше);
• Процентный формат. Если в ячейке уже будет находится число, то Excel домножит его на 100 и добавит знак "%". Все правильно, ведь 1 арбуз -- это "100%", а "0,7" арбуза -- "70%";
• Формат с разделителями (числовой формат). В этом формате будут отделяться пробелом группы разрядов (сотни, сотни тысяч и т.д.) и будет добавлено 2 знака после запятой;
• Увеличить разрядность. Добавляет один десятичный разряд;
• Уменьшить разрядность. Убирает один десятичный разряд.

Изменение формата с помощью окна "Формат ячеек"

Общие сведения. Способы запуска

В окне "Формат ячеек", в закладке "Число", можно выбрать один из нескольких предопределенных в Excel форматов, настроить их, а также создать свой формат, используя специальный язык описания форматов.

Существует 3 способа открытия окна "Формат ячеек":

1. выделяем нужные ячейки --> меню "Формат" --> "Ячейки...";
2. выделяем нужные ячейки --> щелкаем правой кнопкой на одной из них --> "Формат ячеек";
3. выделяем нужные ячейки --> нажимаем "Ctrl+1".

Условное форматирование

ПРИМЕЧАНИЕ: В Office 2007 значительно расширились возможности условного форматирования.

Имеется возможность указать Excel, чтобы при вводе данных, соответствующих определенному условию, он изменял оформление ячейки: заливку, границы, шрифт.

Сделать это можно с помощью окна "Условное форматирование", вызываемым так:

"Формат" --> "Условное форматирование..."

В этом окне можно задать до 3-х способов автоматического оформления ячеек в зависимости от условия. Добавить новое условие можно, нажав кнопку "А также >>". Нажав кнопку "Формат", можно настроить параметры шрифта, границы и заливки для ячеек, значения в которых удовлетворяют заданному условию. Значения в ячейках, не содержащих данных, Excel считает равным нулю.

Ниже показан результат применения настроек, указанных на рисунке выше, к выделенному диапазону.

Здесь первое условие «=""» прописано для того, чтобы Excel пустые ячейки не оформлял как ячейки, содержащие "0".

ВНИМАНИЕ!!! Имеет значение порядок условий! Если условие «=""» поместить после "=ОСТАТ(C14;2)=0", то пустые ячейки и содержащие "0" будут подствечиваться одинаково.

В условном форматировании можно использовать значения ячеек в формулах, из в зависимости от результата вычисления формулы изменять оформление. На рисунке ниже показан пример различной подсветки ячеек с чётными числами, нечётными числами и пустых ячеек.

--->

Функция "ОСТАТ(число;делитель)" находит остаток от деления. В даных формулах использована относительная ссылка на ячейку "C14" (первую ячейку диапазона), по остальным ячейкам Excel "пробежится" сам. Если бы ссылка была абсолютной (что происходит по умолчанию, если выделять из окна "УФ"), это бы работало только для ячейки "C14".

ВНИМАНИЕ!!! Удаление данных из ячейки с помощью "Delete" не приводит к удаление условного форматирования! Удалить его можно либо из окна "Условное форматирование" кнопка "Удалить...", либо с помощью команды "Правка" --> "Очистить" --> "Форматы".

Выравнивание данных в ячейках

По умолчанию, текст выравнивается по левому краю (по горизонтали), а числа -- по правому (по горизонтали). По вертикали данные выровнены по нижнему краю. Выравнивание по горизонтали можно поменять с помощью кнопок на панели инструментов "Форматирование" которую можно вызвать сочетанием кнопок ctrl+1:

Здесь (слева направо) кнопки: по левому краю, по центру и по правому краю.

Выравнивание по вертикали изменяется с помощью окна "Формат ячеек", закладка "Выравнивание":

Объединение ячеек

Крайне часто возникает необходимость создать одну большую ячейку, которая находится на пересечении нескольких столбцов и нескольких строк:

Это можно сделать двумя способами:

• кнопка "Объединить и поместить в центре" на панели инструментов "Форматирование" ;
• галочка "объединение ячеек" в окне "Формат ячеек", закладка "Выравнивание".

Сначала выделяем ячейки, которые хотим объединить (можно выделять несвязные диапазоны), затем выполняем одно из вышеуказанных действий. Если в выделенном диапазоне была (одна) ячейка с текстом, текст выровняется по центру объединенной ячейки (только по горизонтали). Если в выделенном диапазоне было несколько ячеек с текстом, то сохранится только значение, которое было верхним левым и тоже выровняется.

При активной объединенной ячейке на панели инструментов "Форматирование" будет вдавлена кнопка "Объединить и поместить в центре". Если при этом нажать ее, объединенная ячейка опять распадется на "родные" маленькие, а значение перенесется в верхнюю левую ячейку.

Адресом объединенной ячейки станет адрес верхней левой ячейки, остальные ячейки выделенного диапазона Excel будет рассматривать как пустые.

Заливка ячеек цветом

Есть два способа изменить цвет заливки выделенных ячеек:

• кнопка "Цвет заливки" на панели инструментов "Форматирование" ;
• окно "Формат ячеек", закладка "Вид":

Добавление границ ячеек

Лист Excel по умолчанию представляет из себя таблицу. Однако сетка таблицы не выводится на печать, пока мы их не наведем. Существует три способа добавить границы к выделенным ячейкам:

• Кнопка "Границы" на панели инструментов "Форматирование" ;
• окно "Граница", вызываемое из кнопки "Границы" --> "Нарисовать границы..." (см. выше):

• окно "Формат ячеек", закладка "Граница":

Сохранение табличного документа

Табличный файл является многолистовым и по – умолчанию называется КНИГА1.

Если документ сохраняется впервые, то:
ПУНКТ – ФАЙЛ – СОХРАНИТЬ КАК
Ввести имя файла и нажать кнопку СОХРАНИТЬ

Если документ сохраняется не впервые, то:
ПУНКТ – ФАЙЛ – СОХРАНИТЬ (без ввода имени файла)